Érdekmérlegelési teszt
A megrendelői és az alvállalkozói, valamint a beszállítói szerződésekben
megadott kontaktadatok kezeléséhez kapcsolódóan
I. Az adatkezelő és az érintett jogos érdekének azonosítása
A BÁNÁTI+HARTVIG Kft. (a továbbiakban: „BÁNÁTI+HARTVIG”) több évtizedes tapasztalattal rendelkező építőipari szereplőként mindenkor jelentős aktív és már teljesített szerződésállományt kezel az alábbi célokból.
Az aktív szerződésállomány (beleértve a megrendelői, az alvállalkozói és a beszállítói szerződéseket is) kezelésének célja a fő üzleti tevekénység, az építőipari mérnöki szolgáltatások nyújtására létrejött megrendelői szerződések teljesítése, amelyhez nélkülözhetetlen, sőt természetes velejárója a megrendelőkkel, illetve az alvállalkozókkal és a beszállítókkal történő kapcsolattartás, a szerződések teljesítése során felmerülő kérdések egyeztetése. A generálkivitelezésbe bevont alvállalkozók (pl. társtervező, gépész, tűzvédelmi szakember stb.) kontaktadatait az ajánlattételi fázistól kezdve a létrejött megrendelői szerződés teljesítéséig használja fel a BÁNÁTI+HARTVIG; a megrendelői kontaktadatok felhasználása a projekt időtartamára, míg a beszállítói kontaktadatok felhasználása a beszállítói szerződés időtartamára korlátozódik.
A mérnöki tervezés az építőipari kivitelezési tevékenység első fázisa. A kivitelezés eredménye, a mérnöki műtárgy jellemzően évtizedekig fennáll, amely időszak alatt alappal lehet számolni azzal, hogy a műtárgy hibáinak feltárása érdekében a tervezői munka is felülvizsgálatra kerül. Annak érdekében, hogy a BÁNÁTI+HARTVIG akár jogi eljárásokban is sikerrel lépjen fel érdekei védelmében, szükségessé válhat a tervezési szerződés teljesítése során eljárt megrendelői és alvállalkozói kapcsolattartókkal lezajlott egyeztetések tartalmának rekonstruálása. Bizonyos esetekben mindez csak a kapcsolattartók szóbeli vagy írásbeli nyilatkoztatása útján lehetséges, ezért a BÁNÁTI+HARTVIG a már teljesített szerződésállományt is kezeli, beleértve a szerződéses kapcsolattartók adatainak megőrzését és szükség szerinti felhasználását is.
A BÁNÁTI+HARTVIG fentiekben megfogalmazott jogos érdekei teljes mértékben törvényesek, világosan meghatározottak, valósak és létezők.
II. Az érintett érdekei, illetve alapvető jogai és szabadságai
A kapcsolattartó érdeke, hogy teljes körű információval rendelkezzen arról, hogy ki, milyen célból és milyen mértékben avatkozik be a magánszférájába, illetve a beavatkozás milyen következményekkel járhat rá nézve: tisztában legyen azzal, hogy a BÁNÁTI+HARTVIG milyen célból és mely esetekben keresheti meg a munkáltatója/ megbízója által biztosított „céges” e-mail címén és telefonszámán.
A kapcsolattartói adatoknak az aktív szerződések teljesítése körében történő felhasználása az üzleti életben megszokott, nem éri váratlanul a kapcsolattartókat.
A kapcsolattartói adatoknak a projektszerződés teljesítését követő felhasználására ritkán kerül sor, arra a kapcsolattartók kevésbé számíthatnak.
III. Az adatkezelés szükségessége
Az aktív szerződésállomány kezelése – a megrendelői és beszállítói szerződések előkészítése és teljesítése – elképzelhetetlen a kapcsolattartói adatok felhasználása nélkül.
A már lezárt projektszerződések teljesítésében közreműködött kapcsolattartók adatainak felhasználására kivételes esetben, csak akkor kerül sor, ha a szerződés teljesítése során lezajlott egyeztetések eredménye teljes bizonyossággal nem rekonstruálható a rendelkezésre álló dokumentumok (például az egyeztetéseken készült emlékeztetők, építési naplóba tett bejegyzések) alapján.
IV. Az adatkezelés érintettekre gyakorolt hatása
Mind az aktív, mind pedig a lezárt szerződésállomány kezelése során minimális mértékű beavatkozás történik a kapcsolattartó magánszférájába. A BÁNÁTI+HARTVIG az aktív szerződésállomány esetében a kapcsolattartói adatokat jellemzően a projekt előkészítése és a megvalósítás időtartama alatt, valamint a beszállítói szerződés teljesítésének időtartama alatt használja fel. A lezárt projekt-szerződésállomány teljesítésében részt vevő kapcsolattartók adatait egészen addig, amíg nem merül fel vita a szerződés teljesítésével kapcsolatban, csupán tárolja a BÁNÁTI+HARTVIG: az adatok felhasználására „Az adatkezelés szükségessége” című fejezetben kifejtetteknek megfelelően, csak kivételes esetben kerül sor.
A BÁNÁTI+HARTVIG az adattakarékosság elvének megfelelően az aktív szerződésállomány kezelése során csak a kapcsolattartáshoz, míg a lezárt projekt-szerződésállomány teljesítésével kapcsolatos viták rendezése esetén csak a vitás kérdések tisztázásához szükséges mértékű adatokat – legfeljebb a kapcsolattartó nevét, céges e-mail címét, beosztását, céges telefonszámát – használja fel.
A korlátozott tárolhatóság alapelvének eleget téve a BÁNÁTI+HARTVIG az aktív szerződésállomány kezelése során a projekt előkészítésétől (az ajánlattételi fázistól) a projekt lezárásáig, illetve a beszállítói szerződés hatályban léte alatt, míg a már lezárt projektek esetében a projektzárástól számított elévülési időtartamig kezeli a kontaktadatokat.
Az adatkezelés a kapcsolattartó magánszféráját csekély mértékben érinti, az adattakarékosságra figyelemmel a lehető legkisebb mértékű beavatkozás történik a magánszférába.
V. Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogosultságainak biztosítása
A BÁNÁTI+HARTVIG a vele szerződő megrendelővel, illetve beszállítóval/ alvállalkozóval közvetlenül osztja meg a kapcsolattartók adatainak kezeléséről szóló adatkezelési tájékoztatót, valamint a jelen érdekmérlegelési tesztet is. A szerződő partner feladata az általa kijelölt kapcsolattartók tájékoztatása az adatkezelési tájékoztató és az érdekmérlegelési teszt elérhetőségéről.
Az adatkezelési tájékoztató „Tiltakozás a személyes adatok kezelése ellen” című fejezete tartalmazza a tiltakozási lehetőségről szóló felhívást. Az adatkezelési tájékoztatóban külön kiemelésre került, hogy a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen minden egyéb adatkezeléstől függetlenül, önállóan is lehet tiltakozni.
A BÁNÁTI+HARTVIG a vele szerződő partner értesítésével közvetve tájékoztatja az érintett kapcsolattartókat az adatkezelési tájékoztató változásairól. Az adatkezelési tájékoztató hatályos és korábbi verziói is elérhetők a szerződő partnerrel megosztott elérhetőségeken.
VI. Kiegészítő biztosítékok alkalmazása
Tekintettel arra, hogy a BÁNÁTI+HARTVIG az adatkezelést a vonatkozó adatvédelmi alapelvek – különösen a célhoz kötöttség, az adattakarékosság és a korlátozott tárolhatóság – figyelembevételével tervezte meg, továbbá az adatkezeléshez felhasznált adatokat a kezelésében lévő bármely más személyes adattal azonos adatbiztonság mellett kezeli, nincs szükség kiegészítő biztosítékok alkalmazására.
VII. Az érdekmérlegelés eredménye
A BÁNÁTI+HARTVIG saját üzleti érdekei mellett a vele szerződő megrendelő, illetve beszállító/ alvállalkozó üzleti érdekét – hiszen a megkötött szerződés teljesítése valamennyi érintett félnek érdeke – is előmozdítandó használja fel az aktív szerződésállomány kezelése során a kapcsolattartók adatait. A lezárt projekt-szerződésállomány kezelése során végzett kivételes adatkezelésre a BÁNÁTI+HARTVIG jogvitákban történő eredményes védekezéshez fűződő érdeke biztosít jogalapot. Ezen érdekeket kevesebb adat használatával egyáltalán nem lehetne biztosítani. Az adatkezelés kialakítása során a BÁNÁTI+HARTVIG figyelemmel volt az adatkezelést érintő alapelvekre és az adatkezelést ezen alapelvek maradéktalan betartása mellett valósítja meg.
A fentiek fényében megállapítható, hogy a felhasznált adatok jellegére (kapcsolattartási adatok) és a felhasználás szigorú célhoz kötöttségére tekintettel a magánszférába történő beavatkozás csekély mértékű, az elérni kívánt célokkal arányos.
A teszt eredményeként tehát megállapítható, hogy a BÁNÁTI+HARTVIG érdekei elsőbbséget élveznek a szerződéses kapcsolattartó magánszférához fűződő jogával szemben.